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房产登记档案的鉴定与销毁之我见

发布时间:2016-07-06 09:35:53   来源:

档案的鉴定工作,实质是对档案价值的鉴定,就是按照鉴定工作的原则和标准,研究和甄别档案的现实使用价值和历史价值,确定其保管期限,并剔除失去保存价值的档案予以销毁的工作。

档案之所以要进行鉴定,是因为档案并不全是最重要的、最珍贵的,有的只是在一定时期内有用处,甚至可能混杂有一些没有用处的文件材料。同时,对在归档整理阶段划定为“长期”(或定期、30年)和“短期”(或定期、10年)保管期限的档案,到了一定的年限后,为慎重起见,也应当进行到期销毁或者延期保管的鉴定。如果不管档案有无价值和价值的大小,“玉石不分”地全部加以保存,就会严重的影响档案的充分利用和合理保管。   

首先,有价值的珍贵档案,将被大量失去价值的档案所淹没,不易被人们所注意和了解,也不能及时地查找到。其次,将大量没有价值或大量失去价值的档案,也与有价值的珍贵档案同样进行规范整理,保存在档案库房里,且落实“八防”措施,无疑浪费了人力和物力,相对延缓了有价值档案的整理速度和管理效率,影响了有价值档案保管条件的改善。最后,如发生战争、自然灾害等突发事件时,就“玉石俱焚”。因此,必须鉴定档案的不同价值,在档案馆(室)里应该保存有价值的档案,无价值和失去价值的档案应当按照有关规定和程序从档案库房中剔除出去。

档案价值鉴定是一项十分严肃细致的工作,直接决定着档案的存毁命运。为了保证鉴定工作的质量,确保鉴定和销毁档案有组织、有领导地进行,必须建立和健全档案鉴定工作制度。根据国家档案管理的有关规定,档案鉴定工作制度的基本内容主要包括以下几个方面:

一是确立统一的鉴定原则。以房地产权属档案为例,就应由房地产行政主管部门会同档案工作管理部门编制全系统统一的档案保管期限标准,供各地档案馆(室)进行档案的鉴定和销毁工作。《房地产权属档案管理办法》和《房地产登记技术规程》(以下简称《规程》)就是行业内档案鉴销的指导性文件。《规程》5.3.9明确规定,下列档案可列入销毁范围:(1)抵押权登记已注销满5年;(2)查封登记已解除满5年;(2)地役权登记已注销满2年;(4)预告登记已注销满2年;(5)异议登记已注销满2年。

二是加强鉴定工作的组织领导。鉴定工作必须有组织、有计划地进行。《规程》5.3.10规定,销毁保管期限届满的纸质档案应按下列程序进行:(1)应由房地产登记档案管理人员、登记官和纪检、监察部门人员组成鉴定小组;(2)鉴定小组应对保管期限届满的档案逐件进行审查,提出存毁意见。经鉴定有保存价值的档案,应重新整理编号,划定新的保管期限,妥善保管;不再保存的档案,应逐件编制清册,报本级房地产行政主管部门审批后销毁。

三是严格履行档案的销毁程序。登记机构销毁档案,必须先由鉴定小组提出意见,经档案馆(室)负责人向上级提出申请,登记机构负责人批准后方可实施。销毁档案一般应缓期执行并注意安全保密,且必须有两人以上监销。《规程》5.3.103款规定:鉴定小组应指定2名以上鉴定小组人员监督销毁。监督销毁人员应根据销毁清册,对将要销毁的档案材料进行核对,确认无误后,方可进行销毁。销毁后,监销人员应在销毁清册上签名,并应注明焚毁或打浆的销毁方式和日期。

档案价值鉴定是对档案的质量与价值进行鉴别判断的一项工作,从档案鉴定工作的实践来看,开展这项工作有一定的难度,其中档案鉴定理论滞后,档案价值鉴定的方法与实际脱离是一个根本原因。结合《规程》和工作实际,作者就档案的监销再谈几点认识:

一是从《规程》纸质档案的销毁范围来看,其可销档案的总体数量有限,即使全部销毁,也不能空出多少有效库存。另外,对于因城市拆迁,房屋灭失后的权属档案,《规程》也未提出存毁意见。可见,《规程》对于权属档案的鉴定与销毁工作尚处于初级阶段。

二是对于档案的存毁应以现实和历史的双重眼光审视,对把握不太准的问题,可以采取“冷处理”、“放一放”的态度。对保管期限已满的档案,可以先不急于一毁了之,可以待一两年之后重新鉴定,再决定存毁。

三是从工作实际来说,定期档案期限届满要面临销毁,但相应等级而形成的登记簿并不在销毁之列。登记簿作为物权设立、转移、变更及注销的唯一有效凭证,应由档案部门永久保存。对届满待销档案可实行存簿销档的处理办法。工作中,对于待销档案,应将有关内容尽可能的在登记簿中摘要记载。

总的说,档案销毁是档案价值鉴定的后续工作。它是通过档案鉴定,对于剔除的、保管期限已满,并经销毁前审核认定确无保存价值的档案材料,进行销毁。当前,这项工作如同档案鉴定在档案诸业务建设中是个薄弱环节一样,存在不少问题。有的视档案销毁为禁区,心有余悸,认为“留者保险”,“处理危险”;有的人员变动,“新官不理旧事”,无价值档案积压在库房任其虫蛀鼠盗,破坏库室环境;有的强调“弹性处理”,不愿销毁过期无效的档案,有的感情用事,认为经辛苦整理编目,保管有序,有地方保管,不急于处理;有的认为现在是丰富馆藏的时候,多保管些档案能引起领导重视,有利于晋等升级。档案销毁本是档案鉴定一项善始善终的工作,是档案业务建设中一项正常工作,但由于人们存在着上述种种思想认识,影响着档案鉴定、销毁工作未能正常开展,使档案科学保管和利用背着沉重包袱。正如国外一位档案学者谢伦伯格指出,档案“选留过多是一种罪过”。因此,档案鉴定与销毁工作应当为现实服务,对历史负责,替未来着想,慎重对待,仔细甄别,力求有效解决“丰富馆藏”与“馆藏优化”的矛盾。我想,这也许才是《规程》就权属档案鉴定、销毁作出明确规定的初衷吧!


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